Sistema jurídico online ou planilha de controle de processos na advocacia

Uma das demandas dos escritórios de advocacia, quando falamos em gestão, é realizar o controle dos processos, que pode ser feito manualmente, com planilhas ou com um sistema jurídico online.   

Com tantas possibilidades, muitos gestores de escritórios de advocacia, ficam em dúvida sobre qual tipo de ferramenta é a ideal para seu escritório.

Se essa também é sua dúvida, leia este artigo! Nele, vamos explorar um pouco mais sobre as características das planilhas e dos sistemas jurídicos online, a fim de te ajudar a definir o que faz mais seu sentido para seu escritório.

Por que utilizar uma ferramenta de gestão?

As ferramentas de gestão, como planilhas jurídicas e sistemas jurídicos online podem ser utilizadas para diversos fins, como controle de prazos processuais, controle de atividades, controle de horas, etc.

Com uma ferramenta de gestão, você consegue otimizar o tempo do seu escritório, e principalmente, organizar as informações. Assim, você consegue visualizar todas as atividades do escritório sem se perder.

Claro que, em início de carreira, os advogados costumam ter poucos processos, e por isso, num primeiro momento, essas ferramentas não são tão necessárias. Mas a medida que os processos começam a aumentar, elas se tornam essenciais.

Antes de optar por uma ferramenta, no entanto, é preciso entender as especificidades de cada uma em relação a armazenamento das informações, personalização, otimização do trabalho, etc.

Assim sendo, vejamos um poucos mais sobre planilha para gestão de escritório de advocacia e sistema jurídico online.

Planilhas para gestão de escritório

Existe uma variedade de planilhas para gestão de escritório de advocacia, que podem ser utilizadas, como já dito acima, para gestão de escritórios de advocacia. Existem planilhas para controle de prazos processuais, controle de atividades, controle de horas, etc.

O ponto é, onde criar e armazenar essas planilhas? É isso que vou contar abaixo

Programas para criação de planilhas de gerenciamento de escritórios de advocacia

Você tem a opção de adquirir programas para construção de planilhas, como o caso do Excel, que é o programa da Microsoft, para criação de planilhas.

Além do programa, a microsoft possui também o Excel online, onde também é possível criar e armazenar planilhas. Também o Google possui sua ferramenta de criação de planilhas online, o Google Sheets. Para utilizá-la basta criar uma conta no Google.

Vantagens de utilizar uma planilha jurídica

O lado bom das planilhas online, é que não existe a necessidade de pagar pela utilização. Para usar usar o Excel online, por exemplo, basta criar uma conta na Microsoft. No caso do Google Sheets, basta criar uma conta na Google.

Além disso, você pode personalizar a planilha para o controle desejado. Ou seja, é possível criar planilhas tanto para controle de processos, como para controle de tarefas do seu escritório. Isto é, a pluralidade de informações possíveis com uma planilhas é altíssima, o que não é possível em um sistema jurídico online.

Desvantagens da planilha jurídica

Com o aumento de demanda, o risco para com as informações também aumenta. Ou seja, pode acontecer de alguma informação não ser salva ou alguém apagar alguma por descuido. Além de que, o acesso as informações, nessas planilhas é bem menos restrito.

Outro ponto, que pode ser negativo em relação as informações, é que todas devem ser inseridas pelo usuário. Isto é, você tem a liberdade de escolher quais as informações vão estar naquelas planilhas, mas você terá que despender um longo tempo para incluir manualmente, cada uma delas.

Isto significa que, as pessoas que vão criar essas planilhas, precisam saber utilizar essas ferramentas, ou vão necessitar de um treinamento, caso não saibam.

Sistema Jurídico Online

Os sistemas jurídicos online possuem armazenamento na nuvem. Ou seja, o risco com a perda de informações é menor. O SAJ ADV, por exemplo, possui armazenamento em nuvem e hospedagem na Amazon, o que possibilita maior confiabilidade quanto ao armazenamento das informações.

Existem vários sistema jurídico onlines. Para escolher o melhor para o seu escritório, você deve realizar uma pesquisa de quais opções existem no mercado e fazer sua escolha.

Diferente das planilhas, ao adquirir um sistema jurídicos online, você já começa a utilizá-lo e inserir as informações de processos, tarefas, compromissos nele.

Vantagens do sistema jurídico online

Os sistemas jurídicos online, possuem acesso restrito às informações, ou seja, apenas usuários autorizados podem acessar determinados dados. Isso da mais segurança ao seu escritório e a seus clientes

Os sistemas jurídicos online, possibilitam também que armazenamento das informações se concentrem em um único local, o que otimiza o tempo do seu escritório. Isso porque, com todas as informações em um só lugar, o tempo não é gasto com a busca das informações nas inúmeras planilhas.

Além disso, os softwares já possuem espaços preparados para inserir os dados necessários para realizar o controle dos processos. Veja, não difere de uma planilha no caso de inserir as informações, mas no sistema jurídico online, não existe a necessidade de elaborar a planilha, pois a elaboração já foi feita.

A maior vantagem de um sistema jurídico online, é que além das informações do processo, caso você seja gestor, é possível visualizar todas as informações dos processos, honorários, tarefas e compromissos de todos os colaboradores, o que permite realizar melhorias de ponta a ponta no escritório.

Também, quando você possui um sistema jurídico online, é possível que a empresa que o oferece, além de te auxiliar na usabilidade do software, faça diversas melhorias para que atenda as suas necessidades. Aqui o SAJ ADV, por exemplo, pedimos sempre o feedback de nossos clientes, a fim de que eles alcancem o sucesso.

Desvantagens do sistema jurídico online

Num sistema jurídico online, é possível também fazer uma personalização. Mas isto depende do sistema que você vai utilizar, pois é necessário que o seu software permita essa personalização ou faça integração com um API, ou seja, você precisa que o seu software se integre com outro programa que você utilize para que as informações sejam trocadas.

Além disso, geralmente os softwares possuem diversos planos, que permitem que você identifique quais as suas demandas, e qual plano as atende melhor.

Aí entramos numa outra desvantagem do sistema jurídico online, que é o valor do investimento. Os softwares jurídicos possuem um custo, e quanto mais funções ele têm, maior será o preço. Existem diversos planos, e claro, você pode decidir qual comprar, mas se você não testar, analisar seu orçamento e escolher o plano ideal, isso pode se tornar um prejuízo.

No entanto, caso você realmente não tenha dinheiro para esse investimento, mas quer adquirir um sistema jurídico online, você pode optar por uma versão gratuita do software que você escolher.

Sistema jurídico online grátis

Muitas empresas que oferecem softwares jurídico, possuem planos gratuitos. Claro que, antes de definir qual você deve adquirir, você precisa entender quais são os benefícios de cada plano, e se o software vai atender suas necessidade futuras, quando o seu escritório estiver maior.

Para isso, é necessário fazer uma pesquisa e ver os prós e contras de cada opção existente no mercado. Assim, você define, não só o software gratuito, mas em caso de necessidade de contratar um plano, qual a melhor opção para o seu futuro.

Mas qual realmente escolher ? Uma planilha ou um sistema jurídico online?

Caso você ainda possua poucos clientes, e deseje apenas algumas informações básicas, as planilhas podem ser uma opção rápida e que funciona.  

Já se você possui muitos clientes, é indicado que você opte por um sistema jurídico online. Isso porque, a grande quantidade de clientes demandará várias planilhas, o que pode comprometer o tempo de trabalho com busca de informações.

Nada impede, no entanto, de você utilizar ambas as opções. O sistema para controle de processos e outras funcionalidade que ele ofereça e as planilhas para outras utilidades. Temos vários materiais sobre planilhas aqui no nosso blog. Basta utilizar da maneira correta!

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