Gestão online na advocacia: como gerenciar equipes remotamente

Muitos escritórios já perceberam que, para trabalhar de forma remota com qualidade e alta produtividade, não basta transferir o time de advogados para o home office. Esse modelo de trabalho requer boas práticas para que a gestão online na advocacia seja efetiva.

Embora o home office apresente inúmeras vantagens para os profissionais e para o escritório, quando não existe a sistematização do trabalho remoto, as falhas de comunicação e a desorganização acabam prejudicando as entregas e os resultados.

A gestão online na advocacia deixou de ser uma tendência para se transformar em uma necessidade. Com a migração de inúmeros escritórios para o home office durante a pandemia, saber como gerenciar equipes remotamente é uma habilidade que muitos advogados e gestores precisam desenvolver. Para saber mais sobre boas práticas que auxiliam na gestão online na advocacia, vale a pena conferir!

Organize a execução das tarefas

Para que o trabalho seja feito de forma produtiva, mesmo longe do escritório, é essencial organizar a execução de tarefas. Em outras palavras, todos os advogados e estagiários que atuam de forma remota precisam saber: o que deve ser feito, quem vai fazer, de que maneira deve ser feito e quando deve ser entregue.

Para organizar a execução das tarefas, o primeiro passo é estabelecer um critério, separando-as de acordo com clientes ou processos. Em seguida, é importante definir quem serão os responsáveis, para então determinar a forma de execução e os prazos.

Utilizando planilhas jurídicas ou mesmo um software jurídico, pode definir as tarefas para cada caso ou cliente e depois um responsável para coordená-las. Embora tanto as planilhas quanto os software sejam ferramentas úteis para a organização, a vantagem de um software jurídico é que ele possui funcionalidades que permitem a automatização das atividades. Um bom software jurídico, por exemplo, permite a criação de grupos de trabalho para cada caso ou cliente, facilitando assim a organização e a distribuição das atividades.

Defina um responsável pela gestão online de atividades

Para cada processo ou cliente, também é essencial ter um advogado que cuide da gestão online das atividades. Além de supervisionar prazos e revisar as atividades, esse profissional deve ser responsável pela comunicação e o engajamento do time.

O profissional responsável pela gestão online de atividades deve conhecer bem os advogados e estagiários, bem como suas competências e habilidades. Afinal, para distribuir as tarefas é preciso levar em consideração a capacidade de execução de cada membro do time, além de claro, as demandas e prazos do cliente.

Ao estabelecer as tarefas, o advogado responsável pela gestão online deve ter o cuidado de repassá-las com antecedência. É fundamental que todo profissional saiba exatamente quais são suas atividades diárias e semanais, para que assim, possa organizar seu tempo da melhor forma possível. O advogado responsável pela gestão online também deve esclarecer as atividades para cada profissional do time, certificando-se de que não existem dúvidas quando à execução.

Organizar um time de profissionais e atribuir tarefas em um ambiente remoto requer organização e método. Hoje, o advogado responsável pela gestão online já pode contar com um software jurídico para auxiliá-lo. Além de criar grupos de trabalho, a ferramenta permite que o advogado faça atribua responsabilidades para diferentes advogados, que são notificados pelo próprio sistema. Mesmo a trabalhando à distância, advogados e estagiários sabem exatamente quais são as atividades que precisam realizar e o sistema se encarrega de avisar sobre prazos.

Estimule as dúvidas e ofereça feedback constante

A comunicação é um dos maiores desafios da gestão online na advocacia. No dia a dia de um escritório, dúvidas e esclarecimentos são facilmente resolvidos com a interação de profissionais. Mas, no ambiente online isso é bem diferente. Quando se trabalha remotamente, a tendência é ser mais direto e suscinto. Porém, em alguns casos, ser sucinto demais pode acabar gerando falhas na comunicação.

Para evitar imprevistos e desentendimentos, uma boa dica é estimular o questionamento e o esclarecimento de dúvidas. É importante incentivar o compartilhamento de dificuldades para que, tanto a execução quanto a distribuição de tarefas sejam aprimoradas.

Por fim, o feedback tem um papel importantíssimo na gestão de pessoas em qualquer ambiente profissional. Mas, quando se trata de trabalho remoto, ele é ainda mais importante. É através do feedback que cada profissional do time se desenvolve. Por isso, oferecer feedbacks de forma constante é uma maneira de manter o time unido e ao mesmo tempo trabalhando em alta performance.

Trabalhe seus canais de comunicação

Para gerenciar equipes remotas com eficiência, o advogado deve trabalhar bem seus canais de comunicação. É fundamental que todos os membros do escritório sejam comunicados sobre decisões importantes do escritório e se mantenham atualizados sobre casos e demais advogados do time.

Além de criar uma newsletter para questões mais gerais do escritório, realizar reuniões periódicas entre grupos de trabalho é uma boa medida para manter todos informados e atualizados.

Tenha um sistema efetivo para o controle de prazos

Perder um prazo pode trazer prejuízos sérios tanto para o cliente quanto para o escritório. Por isso, mesmo trabalhando de forma remota, é preciso desenvolver um sistema efetivo de monitoramento e controle de prazos.

Durante um bom tempo, a maioria dos escritórios controlava seus prazos de forma mecânica, através de planilhas jurídicas e buscas de publicações nos sites dos Tribunais e Diário Oficial. Hoje, através de um software jurídico, basta cadastrar o processo no sistema e o advogado passa a receber de forma automática as notificações.

Controlar prazos com esse tipo de ferramenta é muito mais simples, especialmente quando se trabalha de forma remota. Com as notificações automáticas, o risco de esquecer um prazo ou falhar na entrega são bem menores já que os responsáveis são informados pelo próprio sistema.

Estabeleça horários com o time

Além da atenção com os prazos, outro aspecto importante do gerenciamento online na advocacia é o respeito com os horários. Trabalhando em home office é muito fácil se perder na rotina. Como o número de distrações é maior, a procrastinação pode virar um problema e afetar também o trabalho em equipe.

Ter um horário de expediente previamente estabelecido para realizar reuniões, enviar e-mails e até mensagens no WhatsApp é uma forma de manter uma rotina saudável do trabalho, mesmo quando se está fora do escritório. Por mais que o home office ofereça uma certa flexibilidade, quem não possui disciplina com os horários acaba se desgastando mais e produzindo menos. Assim, faz parte da gestão online na advocacia criar horários e controlar o expediente para que todos tenham mais qualidade de vida, sem prejudicar os resultados.

Gerenciar equipes de forma remota pode se transformar um desafio quando não existe organização e planejamento. Porém, com boas ferramentas e trabalhando aspectos estratégicos todo time tirar mais proveito desse modelo de trabalho, sem perder o foco em resultados.

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