Novidades SAJ ADV: blocos genéricos no propositor de documentos

Tempo é dinheiro. Quantas foram as vezes que já ouvimos essa frase, não é mesmo? Essa frase tem um pouco de verdade, afinal, num escritório de advocacia, quanto mais tempo você gasta em atividades mecânicas, menos tempo você dedica a atender novos clientes. Para mudar a realidade e conseguir mais tempo para atendimentos, muitos escritórios tem investido em softwares jurídicos, como o SAJ ADV. 

Isso porque, esse tipo de tecnologia tem diversas funcionalidades que automatizam determinadas atividades dos escritórios. Assim, os advogados tem mais tempo para elaborar teses e atender a novos clientes.

Consequentemente, essa otimização do trabalho resulta em maiores lucros para o escritório. Confirmando a frase com a qual iniciei esse artigo.

Veja, a conta é simples. O retorno do investimento (ROI) de um sistema jurídico, traz mais clientes e maiores ganhos em processos. Afinal, o tempo está sendo gasto em trabalhos intelectuais. O aproveitamento dos colaboradores é muito maior.

Mas quais são as atividades que necessitam automatização? Podemos citar algumas como, a captura de processos, intimações e andamentos processuais, o controle financeiro, e a produção de documentos.

No SAJ ADV você produz documentos processuais mais ágil e facilmente. Isso porque, existe uma funcionalidade do sistema específica para isso: o propositor de documentos. E é sobre isso que falaremos com mais detalhes neste artigo.

O que é o propositor de documentos do SAJ ADV?

O propositor de documentos do SAJ ADV, é basicamente um arquivo de modelos de documentos. Nele, você realiza diversas atividades como produção de contratos e peças processuais.

Aqui no nosso time, temos uma equipe responsável por essa funcionalidades do sistema, e por conta dessa priorização, hoje contamos com mais de 80 modelos de documentos nesse grande arquivo.

É importante destacar, nesse sentido, que o propositor e de todo o software se hospedam em nuvem. Dessa maneira, nenhuma informação se perde e os advogados podem visualizar as informações de qualquer lugar.

Além disso, existem muitas outras vantagens do propositor, como a possibilidade de grifar partes importantes do texto no documento. Essa é uma atualização que é ainda recente, mas sabemos que contribuirá muito com a visualização de informações importantes para o escritório.

Além disso, gosto sempre de destacar que o SAJ ADV possui uma integração com o office 365, assim o advogado ou advogada que prefere editar seus documentos nessa plataforma, pode fazê-lo sem grandes problemas.

Para além das atualizações que já tiveram destaque aqui no blog do SAJ ADV, existem mais algumas novidades do propositor de documentos.

Siga a leitura para conferir essas novidades.

Novidades de novembro do SAJ ADV

O propositor de documentos foi o foco do mês quando falamos em melhorias no sistema. Há algum tempo, alguns clientes vinham nos solicitando algumas melhorias no propositor que atendemos esse mês. Aqui quero lembrar que, as melhorias do nosso sistema sempre levam em consideração as solicitações de nossos clientes.

Blocos genéricos no propositor de documentos

Primeiramente quero destacar que agora, no propositor de documentos do SAJ ADV existem blocos genéricos. Mas o que é isso, afinal?

Em resumo, os blocos são partes de texto escritos previamente e que poderão servir para mais de um documento. O nome de blocos genéricos é justamente por isso, não se referem necessariamente a um tema específico. Ou seja, um bloco de um documento com o tema X também pode servir para um documento com o tema Y, e vice versa. Dessa forma, o trabalho é otimizado e também mais certeiro.

Assim, a criação dos documentos de um processo, por exemplo, é ainda mais rápida. Isso porque, os advogados precisam apenas inserir o bloco já pronto dentro do documento que estão montando. Ainda falando em blocos genéricos, temos mais algumas melhorias para apresentar nesse artigo.

Busca de blocos genéricos

Você deve estar se perguntando: mas como eu farei para inserir um bloco genérico em um documento? Bem, essa é uma novidade que se une a melhoria que comentei anteriormente. Para inserir um bloco em um documento, você fará o seguinte passo:

Logo após entrar na aba do propositor de documentos, no painel de controle do SAJ ADV e escolher o documento que você deseja editar, na aba de ferramenta do propositor você encontrará a seção “Blocos”. Serão apresentados então, duas opções “criar bloco” e ” Buscar bloco”. Em seguida, você selecionará a opção ‘Buscar Bloco’ e pronto. Basta inserir a variável do bloco desejado e selecioná-lo. Então, você já consegue inserir o bloco no documento.

Veja melhor na imagem abaixo

Configuração de blocos genéricos

Além de permitir a busca dos blocos, é possível que você e outros colaboradores que estiverem utilizando o propositor editem as informações dos blocos genéricos.

Sim, é isso mesmo. Apesar de ser um bloco genérico você pode editá-lo. Dessa forma, os blocos poderão ser listados e alterados de acordo com o desejo de quem está utilizando o sistema.

Exclusão de blocos genéricos

Uma última atualização em relação aos blocos genéricos é que, agora o bloco pode ser excluído. No entanto, somente os blocos criados por você em seu escritório poderão sofrer essa ação.

Ou seja, além de poder criar também os blocos genéricos, em caso de não utilizá-lo mais, você poderá excluí-lo. Aqui no entanto, temos um ponto de atenção. Se você excluir um bloco, esse será apenas retirados do arquivo do SEU ESCRITÓRIO. Isto é, quando excluído, o bloco se torna um bloco genérico do sistema, permitindo que outros escritórios que utilizem o SAJ ADV, também tenham acesso ao bloco criado por você.

Campos personalizados como variáveis

Por fim, mas não menos importante, uma melhoria que também se relaciona com o propositor, mas não necessariamente com os blocos variáveis é a possiblidade que agora o SAJ ADV te dá de utilizar campos personalizados como variáveis.

Assim, ao fazer uma busca no sistema, você pode escolher os campos personalizados que você utiliza no propositor para encontrar determinado documento, assim como, para salvá-lo.

Vantagens de utilizar o propositor de documentos do SAJ ADV

Agora que você viu todas as novidades do sistema, é hora de te contar um pouco mais sobre as vantagens de ter um propositor de documentos como esse e outras funcionalidades que ele permite.

A primeira vantagem já te contei antes, a otimização de tempo na criação dos documentos. Ou seja, com o propositor de documentos do SAJ ADV, você e seus colaboradores conseguem destinar mais tempos para atividades intelectuais, afinal, a parte mecânica de um documento processual, por exemplo, já está pronto.

É importante lembrar que, no caso de departamentos jurídicos, o propositor também pode ser utilizado para a elaboração de contratos e outras demandas do setor.

Uma outra vantagem é a padronização dos documentos. Assim, todos os colaboradores produzirão documentos “iguais”. Do ponto de vista de marketing isso é excelente, pois, em caso de sucesso de um caso, por exemplo, é mais fácil o cliente lembrar qual foi o escritório que o ajudou e indicar para a pessoa que está precisando.

Para finalizar, uma última vantagem é o armazenamento na nuvem. Essa maneira de guardar documentos é cada dia mais utilizada e se percebe que é muito mais segura. Com isso, a diminuição do uso de papel em seu escritório é enorme.

Nesse sentido, a vantagem é que, além de contribuir com o meio ambiente, o valor gasto em papel sulfite diminui muito, e principalmente em relação a espaço.

Cases de sucesso

Temos aqui no blog relatos de advogados e advogadas que, após começarem a utilizar o SAJ ADV, reduziram o valor do aluguel, pois não precisavam mais de arquivos físicos. Então, as salas alugadas para servirem de arquivo foram desocupadas.

Alguns utilizaram essas salas para outros fins, outros simplesmente a devolveram. Essa não é uma vantagem apenas para quem paga aluguel. Em casos de sala de escritórios próprios, as salas de arquivo foram realocadas para outras atividades, seja para dar espaço para novos colaboradores, ou ser uma sala de reuniões, por exemplo.

Enfim, usar o SAJ ADV tem inúmeras vantagens e a funcionalidade do propositor de documentos é apenas uma delas. Por isso, te convido a conhecer outros artigos no blog ou fazer um teste do nosso sistema para saber mais sobre as funcionalidades que te oferecemos, e claro, identificar se elas atendem as necessidades do seu escritório.

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