Produtividade na advocacia: dicas para home office e escritório

Produtividade na advocacia 

Há quase seis meses vivemos em isolamento social devido à pandemia do Covid-19, com objetivo de diminuir os impactos do coronavírus no mundo. Assim, várias empresas passaram a trabalhar remotamente. Nos escritórios de advocacia isso também aconteceu. No entanto, antes de adotar esse modo de trabalho, muitos gestores ficaram preocupados com a produtividade na advocacia.

Os profissionais tiveram que se reinventar e adotar novos hábitos para aumentar a produtividade em seus respectivos trabalhos. Agora que, aos poucos, alguns escritórios começam a voltar a trabalhar presencialmente, quais os aprendizados que o trabalho remoto nos trouxe e o que podemos aplicar também no regime presencial?

Antes de mais nada, te convido a refletir sobre o regime home office, produtividade nesse modelo e como aumento da produtividade na advocacia em qualquer ambiente.

Como trabalhar em casa e ser mais produtivo

Em um TED talks que vi recentemente sobre produtividade, Chris Bailey, fala sobre como às mudanças tecnológicas, tem nos tornado menos produtivos. Isso porque, todos os dias somos bombardeados com informações em nossas mídias sociais.

Além da quantidade, a velocidade com que as informações são transmitidas faz com que tenhamos dificuldade de nos concentrar para fazer algo que demore mais de dez minutos.

Acontece que, ao rolar o Feed do Facebook, por exemplo, você acessa conteúdos em uma velocidade tão grande que o seu cérebro já não consegue compreender que algumas atividades precisam de mais tempo de execução e de mais atenção.

Essa dificuldade é uma características da sociedade atual. É por conta disso que muitos gestores de escritório, se viram preocupados com a produtividade na advocacia, num cenário de adaptação ao trabalho remoto.

Surgiram então diversas dicas de como podemos melhorar a produtividade no ambiente de trabalho. Algumas das dicas se relacionam com o respeito aos horários, a prática da meditação, a dica de se arrumar como se fosse para o seu trabalho e até mesmo, utilizar ferramentas de gestão e outras metodologias para manter e até alavancar resultados nesse contexto.

O que fazer para ter mais agilidade no trabalho

Em primeiro lugar, é importante entender que não é porque você está em casa, que você pode trabalhar de pijamas e deitado na cama. Pelo contrário, o fator estar em casa não pode ser um empecilho para o trabalho. Mas pode, sim, ser benéfico para nossa produtividade, já que o tempo de deslocamento é economizado.

É fato que algumas pessoas até são mais produtivas com roupas mais confortáveis, e se assim for, que fiquem de pijama, então. Mas, geralmente quando o fazemos o nosso cérebro é condicionado a pensar que iremos descansar.

Além disso, é preciso pontuar quanto ao uso das redes sociais. Com temos mais tempo, acabamos acreditando que não é um problema o uso das redes sociais durante o expediente. Porém esse é um grande equívoco.

É importante entender que, apesar de serem ótimas, se você passa mais tempo nas redes sociais do que fazendo seu trabalho algo está errado. Por isso, uma das dicas para aumentar a produtividade, além de se arrumar como se fosse para o escritório, é desligue-se das redes sociais no seu período de trabalho.

Ah é, eu estava quase me esquecendo, é importante também definir bem os horários de trabalho e os horários de descanso. Assim, você não confunde seu cérebro sobre qual a atividade que você está fazendo naquele momento.

Advocacia Home Office

No caso dos escritórios de advocacia, no entanto, algumas coisas foram diferentes. Poucos escritórios já possuíam ferramentas e metodologias para adotar o regime de home office nos escritórios de advocacia.

Isso fez com que, muitos gestores de escritórios ficassem preocupados acerca desse novo modelo. Alguns escritórios até fecharam por conta da pandemia. Falemos um pouco mais, então, sobre o que foi e o que ainda pode ser incrementado para que a produtividade na advocacia se mantenha nesse modelo que os escritórios agora trabalham.

O que precisa para trabalhar home office na advocacia

O primeiro passo é, então, entender o que é necessário para que a produtividade na advocacia se mantenha.

Em primeiro lugar, é importante entender que o mercado da advocacia ainda é analógico. Digo isto pois muitos escritórios ainda fazem controles de atividades por meios físicos, ao invés de utilizar o digital.

Te dou um exemplo:

Um escritório que ainda controla seus processos utilizando papel precisa armazená-lo em lugar seguro, pois é um documento importante. Logo, o escritório precisa de um ambiente físico para isso. Se o escritório tiver muitos processos, será necessário alugar um escritório grande ou uma sala para armazenar esses documentos.

Então, além do gasto com o local de armazenamento e o fato de que, por conta das informações estarem em modo físico, o trabalho tem que ser presencial, ainda tem a desvantagem do tempo. Isso mesmo, do tempo! Além do tempo de deslocamento até a sala ou escritório, o advogado ainda precisa gastar um tempo procurando os documentos que deseja.

Como sabemos que tempo é dinheiro, é fácil perceber que manter um arquivo físico é contraprodutivo.

Se esse escritório tivesse um software jurídico, por exemplo, esse local já não precisaria existir e ele poderia acessar as informações de qualquer lugar, rapidamente.

Em resumo, para trabalhar em home office um escritório de advocacia precisa manter a rapidez das atividades, garantir a segurança das informações e acessa-las de qualquer lugar, além de claro, o gestor poder manter o controle das atividades dos colaboradores.

Isto pois, com o controle das atividades dos colaboradores, você consegue fazer pagamentos justos, pensar em bonificações que se relacionam com a produtividade na advocacia e ainda identificar problemas e pensar em soluções para eles.

Gestão para advogados e aumento da produtividade na advocacia

Sabendo o que é necessário para que um escritório mantenha a produtividade na advocacia trabalhando em home office, vejamos maneiras de garantir que isso seja realizado com excelência.

Primeiramente vejamos maneiras concretas de como um gestor pode gerir o escritório a distância.

Mantenha comunicação com a equipe

É importante que seja definido qual será o meio de comunicação oficial do time. Assim, todos sabem o que deve ser feito para que tudo corra bem. É importante que sejam feitos alinhamentos constantes – seja individual ou com a equipe – para entender todas as atividades que cada um realiza de seu espaço.

Além disso, é importante entender que, muitas reuniões não são estritamente necessárias, e que alguns contatos podem ser feitos por mensagem ou por e-mail. Com isso em mente, separamos as atividades e conseguimos nos organizar melhor para cumprir com as demandas solicitadas.

Videoconferências

Para as videoconferências é importante tratar como se estivesse no escritório de fato. Isto é, como já falado acima é importante se arrumar como se fosse um dia normal indo para o trabalho. Isso garante mais foco na reunião que está acontecendo.

Além disso, é importante manter o respeito com quem está falando – desligar o microfone para não correr o risco de atrapalhar é um boa opção. Além de manter a câmera ligada, pois da mais impressão de “olho no olhos”.

Comprometimento com entregas

O mais importante de tudo. Você precisa ENTREGAR. Uma empresa séria é feita de resultados. Se você não se compromete em entregar isso, você pode correr riscos, inclusive, de demissão.

Lista de prioridades e ferramentas de gestão de projetos

Existem diversas ferramentas de gestão de projetos. Você pode usar o Trello, o asana, entre outras ferramentas de gestão para definir prioridades e próximos passos.

Também, é essencial aplicar no escritório uma metodologia de projetos, assim é possível acompanhar as atividades que estão sendo feitas. Você pode ter, inclusive, uma pessoa responsável pela gestão das atividades que entende por que, de repente, a produtividade na advocacia não está sendo a ideal no seu escritório.

Além disso, listar suas atividades do dia, do mês, da semana e até do ano te ajuda a entender qual atividade deve ser priorizada. Para isso você pode usar um calendário, uma agenda, e até mesmo um software jurídico. O que você preferir!

Evite que os colaboradores façam multitarefas

Como já comentamos acima, se concentrar em uma única atividade é um processo difícil nos tempos atuais. Isso porque, devido ao bombardeio de informações, nosso cérebro tem dificuldade de focar em uma única coisa.

Por isso, engana-se quem pensa que a pessoa mais produtiva é aquela que faz muitas coisas ao mesmo tempo. Na realidade, essa pessoa está dividindo o seu foco, e muitas vezes acaba não conseguindo terminar várias tarefas no tempo desejado.

Uma atividade que pode ajudar no aumento do foco é a meditação. Além disso, exercícios físicos também são excelentes para contribuir para maior concentração.

No TED talks que citei anteriormente, Chris Bailey sugere inclusive “tirar” um momento do seu dia para realizar uma atividade muito tediosa. Isso te ajuda a melhorar o seu nível de concentração no trabalho aumentando assim, sua produtividade na advocacia.

Gestão de tempo e produtividade na advocacia

Ainda sobre as tarefas, é importante que você utilize ferramentas de organização e de gestão de tempo para aumentar a produtividade na advocacia, como já comentado acima, além de metodologias como o SCRUM e o KANBAN.

O trello é uma ferramenta que auxilia na organização de atividades. Nele você pode fazer um kanban, organizando o seu dia. Além disso, você pode também utilizar uma agenda para se organizar, caso prefira. Uma outra maneira é utilizar o Google agenda para organizar seus compromissos pessoais e profissionais.

Além disso, você ainda tem a opção de contratar um software jurídico, como o SAJ ADV. Nesse sistema de gestão para escritório você consegue controlar seus compromissos e tarefas, com a opção de visualizar separadamente as atividades pelas quais você é responsável, da visualização geral do escritório. Isto é, é possível visualizar as atividades de seu colegas e colaboradores, para entender como está a produtividade de cada um deles.

Além disso, o software ainda tem o sistema de notificações que te ajuda a não esquecer seus compromissos e tarefas.

Produtividade na advocacia com sistemas de gestão

Como você pode observar, todas as dicas que foram dadas para o período de home office continuam a valer quando voltar ao trabalho presencial.

Utilizar metodologias ágeis de projetos, utilizar ferramentas e planilhas para auxiliar na organização e na produtividade, e ferramentas de gestão de escritório são maneiras de otimizar o tempo e aumentar a produtividade na advocacia.

Com um sistema de gestão para escritórios de advocacia, além de poder acessar as informações do escritório de qualquer lugar, é possível gerir seu escritório e realizar as demandas em um tempo muito menor. Com isso, a produtividade na advocacia se torna muito maior, inclusive pelo período de descanso que o colaborador terá a mais com a redução das demandas.

Um colaborador descansado é um colaborador produtivo.

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