Gerenciamento de escritório de advocacia: 6 tendências do mercado

Desafios da gestão na advocacia 

Empreender não é uma tarefa fácil. Nem mesmo para quem faz cursos como administração de empresas. Para quem se forma em direito isso é mais difícil ainda, já que a maioria dos cursos de graduação em direito não focam suas grades curriculares em assuntos como gestão financeira, gerenciamento de escritório de advocacia, gestão de times, etc. 

Por conta da escassez de conhecimentos sobre empreendedorismo nos cursos, boa parte dos advogados e advogadas empreendedores buscam cursos e especializações nesse sentido. Além disso, torna-se rotina na vida desses profissionais o consumo de conteúdos sobre o mercado.

Nesse sentido, é importante entender as tendências e mudanças no mercado jurídico. Por isso, separamos as principais tendências do mercado da advocacia para te auxiliar a gerir seu escritório da melhor maneira.

1. Foco no cliente também é parte do gerenciamento de escritório de advocacia

Um dos assuntos mais abordados quando se fala de gestão é o sucesso do cliente. Isto porque, cada vez mais as empresas de diversos segmentos entenderam que, manter o foco da empresa no cliente é a maneira mais eficaz de garantir, não só maior tempo de vida do cliente na empresa (LTV), como também garantir a aquisição de novos clientes.

Quando falamos de gerenciamento de escritório de advocacia, isso também é real. Manter um bom atendimento ao cliente em escritórios é essencial para fidelizar clientes. Além disso, manter a velocidade nas entregas para esse clientes também é uma maneira de garantir a fidelidade.

Comunicação com o cliente

Alguns softwares jurídicos, por exemplo, tem áreas específicas para que os advogados façam esse atendimento o mais rápido possível. Assim o cliente se mantém informado acerca do processo dele.

Além disso, muitos desses sistemas possuem integrações que permitem que o advogado compartilhe com seus clientes informações de processos por meio de aplicativos que eles utilizam, como o Whatsapp e e-mail.

Com isso, tempo é poupado e o advogado passa a ter mais tempo para suas questões pessoais ou outros atendimentos aos clientes.

Além da comunicação, as mudanças tecnológicas permitiram diversas ações que tornam nossas atividades mais acessíveis. Nesse momento de pandemia, por exemplo, onde as reuniões presenciais estão proibidas, cada vez mais se tem utilizado ferramentas de reuniões online.

Já se vê inclusive julgamentos e outras atividades jurídicas sendo realizadas por Webconferencias. Assim sendo, por que não continuar utilizando essas ferramentas, como o zoom e o Googlemeet, para reuniões não presenciais com seus clientes?

Além de poupar os gastos com salas de reuniões ou aluguel de coworkings para reuniões, você pode poupar o tempo de deslocamento, afinal você não o fará. Além disso, a quantidade de reuniões possíveis num mesmo dia, se torna muito maior, e consequentemente, você, seu cliente e sua equipe, tem mais tempo para outras atividades.

2. Employee Experience

Ainda falando sobre os clientes. Um assunto que é muitas vezes esquecido é a atenção ao que chamamos de clientes internos. Ou seja, os colaboradores, que também prestam serviços a empresa.

No caso do escritório de advocacia isso vai dos advogados até a recepcionista. Manter um funcionário bem em seu ambiente de trabalho garante mais entrega, organização e responsabilidade da parte dele.

Isto é, dar reconhecimentos e bonificações, recompensar os colegas sobre o trabalho e até dar feedbacks construtivos são importantes para que o seu funcionário esteja feliz.

Mas lembre-se que não é só isso, certo? Um salário justo e os auxílios garantidos pela lei também são muito importantes. E além disso, é essencial que seu funcionário tenham horas de descanso e lazer. Ou seja, o trabalho não pode sobrecarregar o colaborador. Afinal, como já falei em outros textos por aqui, um colaborador descanso é um colaborador mais produtivo e contribuir com isso também faz parte das atividades que envolvem o gerenciamento de escritório de advocacia.

Gestão de equipes e atividades na advocacia

Uma solução que pode contribuir para que seu funcionário não fique sobrecarregado é fazer a gestão das atividades. Você pode utilizar um software jurídico, uma planilha ou até mesmo meios físicos, como quadros de atividades.

Contratar um sistema para gerenciamento de escritório de advocacia é uma tendência cada vez mais presente nos escritórios. Com um sistema, você pode, além de organizar toda sua rotina, entender e controlar a rotina do escritório. Assim, você consegue identificar pequenos gaps que podem prejudicar sua empresa e resolvê-los o mais rápido possível.

3. Gerenciamento de escritório de advocacia com metodologias ágeis

Outra tendência cada vez mais utilizada nos mais diversos negócios para gestão de atividades e equipes são as metodologias ágeis. Elas podem ser a peça que faltava quando falamos de gerenciamento de escritório de advocacia.

Metodologias como SCRUM, por exemplo, contribuem para a organização do escritório e para que os colaboradores saibam onde vocês estão e para onde estão indo. O SCRUM é uma metodologia que divide o trabalho em etapas (sprints). São colocados prazos e o funcionário precisa entregar um número x de atividades até aquela data. Assim fica mais fácil organizar e priorizar as atividades.

Uma outra metodologia é o KANBAN. Nela, você também coloca prazos de entrega. Porém o colaborador controla com aquele básico – a fazer, fazendo, feito.

4. Sistemas de gestão de escritório de advocacia

Como falei acima, uma tendência específica do mercado jurídico se relaciona com o momento atual de home office. Isso porque, cada vez mais escritórios de advocacia investem em sistemas de gestão para fazer o gerenciamento de escritórios de advocacia.

Esses sistemas contam com uma facilidade muito valorizada no direito. A possibilidade de gerir o escritório de qualquer lugar. Com um sistema de gestão, você consegue acessar todas as suas atividades e as atividades do escritório onde vocês estiver.

Além disso, você controla por eles o seus processos, andamentos, intimações, atividades dos colaboradores (compromissos e tarefas), além da facilidade de realizar a comunicação com o cliente por meio deles.

5. Proteção de dados de acordo com a LGPD e a computação em nuvem

Com um software jurídico para gerenciamento de escritório de advocacia, além da possibilidade de acesso de qualquer lugar, o seu armazenamento em nuvem garante a segurança dos dados. Isso porque, com o armazenamento em nuvem nenhum dado se perde.

Sobre a proteção dos dados, um assunto em alta recentemente é a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). A LGPD foi sancionada pelo presidente há alguns dias e já tem causado um alvoroço. Isso pois vivemos a era dos dados.

Várias empresas utilizam dados seja para prospecção de novos clientes ou outras atividades. Na advocacia, o acesso a informação dos clientes é tarefa rotineira. Por isso, o cuidado quanto ao vazamento das informações é imprescindível.

Assim sendo, ter um método de armazenamento em nuvem, se faz essencial. Além disso, utilizar um software que permita o armazenamento dessas informações e ainda restrinja o acesso apenas a quem o dono do escritório permitir é indispensável.

6. Inteligência Artificial de softwares jurídicos

A inteligência artificial está cada vez mais presente nos mais diversos segmentos. Ela pode contribuir de diversas maneiras em sistemas para escritórios de advocacia.

Existem Legaltechs que tem como serviço a utilização da inteligência artificial para criação de banco de dados de processos, ou até mesmo para pesquisas de jurimetria.

Alguns softwares de gerenciamento de escritórios de advocacia, como o SAJ ADV, também possuem inteligência artificial. Uma das tarefas da IA no SAJ ADV, por exemplo, é a sugestão automática de tarefas ao receber uma intimação judicial. É uma maneira de tornar o trabalho ainda mais rápido.

Elementos essenciais da gestão de escritório de advocacia

Para finalizar é importante considerar mais alguns aspectos da gestão na advocacia. O primeiro deles se relaciona com a captação de clientes. Além de ser essencial, é uma tendência – e uma área- que cada vez cresce mais.

Marketing jurídico

O Marketing Jurídico é uma estratégia que muitos escritórios de advocacia tem buscado para atração de clientes. Ele pode ser feito por meio do marketing de conteúdo, onde o escritórios disponibiliza informações sobre o meio jurídico.

No entanto sabemos que nem todos os escritórios conseguem dedicar o tempo necessário para essa atividade. Por isso, além de contratar serviços e sistema que facilitem a gestão e as atividade jurídicas do escritório, é indispensável contratar ou uma agência de marketing jurídico, ou uma equipe específica para essa atividade.

Controle financeiro de escritório de advocacia

Outro ponto que é essencial na gestão de qualquer empresa é o controle financeiro. Sem ele, você corre risco de realizar gastos indevidos, não conseguir pagar as contas necessárias, ou até mesmo fechar o seu escritório por falência.

Sabemos que a faculdade de direito não ensina questões de empreendedorismo, e consequentemente, não ensina sobre gestão financeira. Assim sendo, a primeira atividade a ser realizada é buscar aprender sobre gestão financeira. Em seguida, você pode começar a realizar essa gestão, seja por meio de agendas financeiras, planilhas ou até softwares jurídicos.

Em resumo, devido aos avanços tecnológicos e mudanças no comportamento social, as atividades profissionais também se atualizam constantemente. Por isso, é importante estar sempre atualizado às tendências de mercado e não se esquecer que conhecimento nunca é demais.

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