Métricas na advocacia: planilha jurídica gratuita para o seu escritório

Importância das métricas na advocacia

Você já mensurou os resultados do seu escritório de advocacia e analisou qual a real eficiência do seu trabalho?  Para fazer essa análise é importante entender quais as métricas na advocacia que podem te dar esse panorama.

Muitos escritórios não entendem a necessidade de acompanhamento e análise de métricas. Isso ocorre porque, muitos escritórios ainda não se veem como empresas.

Sabendo que sim, um escritório de advocacia é uma empresa, se passa a avaliar o desempenho das ações do escritório. Essa análise, no entanto, tem um objetivo: o crescimento do escritório.

Depois de entender a importância das métricas, chega o momento de analisar quais são as métricas que podem ser mensuradas na advocacia.

Métricas de gestão na advocacia

Existem diversas métricas na advocacia que o seu escritório pode acompanhar. O ponto é então, definir quais as métricas que seu escritório deseja acompanhar. Isso vai depender, é claro, dos seus objetivos.

Isto é, não é necessário que seu escritório acompanhe todas as métricas que vou apresentar neste artigo, mas que você saiba definir qual a métrica que vai te ajudar a crescer nesse momento, ou seja, o trabalho aqui é priorizar.

Você pode metrificar, por exemplo, as horas dos seus colaboradores, o tempo que um cliente permanece na sua empresa, o quanto você gasta para conseguir novos clientes e até os gastos vs lucros do seu escritório.

Gestão financeira para escritório de advocacia

Algumas métricas na advocacia impactam diretamente a lucratividade do escritório. Mensurar essas métricas, portanto, é atividade indispensável em uma boa gestão financeira.

Gastos do escritório

Quando se fala de gestão financeira, os primeiros dados a se analisar são os gastos. Quanto o seu escritório gasta normalmente? Para isso, é importante fazer um orçamento e um planejamento financeiro.

Para começar o planejamento financeiro, então, é necessário anotar todos os gastos do seu escritório. Depois disso, é hora de analisar onde você pode cortar os gastos, onde está sendo gasto mais do que o necessário. É só depois dessa análise que você consegue começar a prever gastos e elaborar um orçamento.

Você pode fazer esse acompanhamento de gastos por meio de agendas financeiras, planilhas de controle financeiro ou então com um software jurídico.

Custo por Aquisição de Clientes

Muito utilizada em empresas de diversos segmentos, o Custo por aquisição de clientes (CAC) é uma métrica que te indica exatamente o que o nome diz: quanto você gasta para conseguir novos clientes.

Essa métrica é importante pois ajuda a analisar a saúde financeira do seu escritório. Com ela você soma os gastos com marketing e vendas e divide pelos clientes que seu escritório ganhou.

Retorno sobre investimento

Uma outra métrica que pode ser aplicada na advocacia é o retorno sobre investimento. Ela indica o quanto os investimentos que você faz no seu escritório estão trazendo retorno para seu escritório.

Para fazer esse cálculo, basta somar as receitas e tirar os investimentos, depois dividir pelos investimentos.

ROI = (receita-investimento)/investimento

Com essa métrica na advocacia você identifica o quanto os seus investimentos estão sendo positivos para o seu escritório, além de analisar qual dos investimentos você pode eliminar ou substituir. Isto é, você consegue controlar com mais segurança onde seu dinheiro é gasto.

Inadimplência

Além dessas já apresentadas, uma métrica na advocacia que não pode de maneira alguma ser desconsiderada é a inadimplência. Isto é, quais clientes estão em dívida com você.

Esses dados afetam diretamente a saúde financeira do seu escritório de advocacia. Veja, se os seus clientes não te pagam, fica mais difícil realizar o pagamento dos funcionários e ainda mais investir em inovações e ferramentas de gestão, como um software jurídico. Sem contar o risco do fechamento de portas do escritório ou altas dívidas.

O índice de inadimplência é o valor correspondente ao percentual de operações com atraso de mais de 90 dias e menos de 180 dias. Para calcular esse índice basta fazer o cálculo:

Valor inadimplente/ faturamento total x 100

Todas essas métricas podem te trazer insights que te guiaram para administrar o crescimento do seu escritório. Ou seja, com esses dados, você consegue visualizar as receitas e despesas do escritório e fazer planejamentos para que o seu escritório seja cada vez mais lucrativo.

Métricas de Gestão de pessoas na advocacia

Assim como as métricas para controle financeiro do escritório de advocacia, existem métricas que, apesar de também impactarem na saúde financeira do escritório, não são diretamente sobre o financeiro.

São as métricas que te permitem acompanhar o desenvolvimento do principal pilar do seu escritório: as pessoas.

Acompanhar o quanto os seus colaboradores são produtivos e outros indicadores acerca deles te permite não só identificar o “quanto o seu funcionário trabalha” mas também o quanto ele se importa e está feliz trabalhando no seu escritório.

É importante sempre lembrar, quanto mais qualidade de vida o seu funcionário tem, mais produtivo ele é!

Mas vamos ao assunto que interessa: as métricas na advocacia que te permitem identificar o que está bom e onde você e seus colaboradores podem melhorar.

Produtividade na advocacia

Como falamos acima, é possível medir a produtividade dos seus colaboradores. Isso não significa que um colaborador que, um colaborador que não esteja produzindo o esperado deverá ser punido de alguma maneira. Pelo contrário!

Essa métrica na advocacia é importante para identificar se o seu funcionário está com alguma dificuldade ou se algo que está acontecendo na empresa o está desanimando. Isto é, com o acompanhamento da produtividade, você identifica os “gaps” e consegue agir de maneira rápida para supri-los.

Isto é, de acordo com a produtividade é possível investir em cursos, treinamentos e Workshops e formar um time de alta performance.

Para essa métrica existem algumas ferramentas que podem te auxiliar, como softwares jurídicos, onde você pode gerar relatórios acerca das entregas dos colaboradores em suas respectivas áreas.

Taxa de rotatividade dos profissionais

Altas taxas de rotatividade de profissionais pode trazer alguns prejuízos para escritórios de advocacia. Isso porque, devido a sua estrutura de sociedade simples, quando um advogado deixa um escritório, em grande parte das vezes ele leva consigo os clientes.

Você consegue perceber o quanto essa taxa se conecta com a métrica anterior? Veja, a taxa de rotativa é menor em escritórios que possuem chances de desenvolvimento e presam pela qualidade da vida dos colaboradores. Em consequência disso, a produtividade é maior.

A realidade é, se sua taxa de rotatividade é baixa e a produtividade é alta, você com certeza está no caminho certo. Essa taxa pode ser acompanhada por meio de planilhas ou arquivos.

Honorários advocatícios

Ainda relacionado a produtividade, o cálculo de honorários é atividade já costumeira nos escritórios de advocacia. Esse cálculo, além de permitir acompanhar o faturamento do escritório, contribui para remunerações justas a seus advogados.

Uma remuneração justa também faz parte dos incentivos aos advogados do seu escritório. Ou seja, esse ponto pode ser também um motivo para que o colaborador produza mais e melhor.

Você pode fazer o controle de honorários também por meio de planilhas ou softwares jurídicos, que contam com os relatórios das atividades dos colaboradores.

É muito importante ter o controle do tempo gasto nas atividades, afinal, tempo é dinheiro, e saber disso pode trazer muitos resultados para o escritório.

Planilha jurídica ou software jurídico para acompanhamento de métricas na advocacia

Bom, como você pode observar, existem diversas métricas na advocacia e diversas maneiras de acompanhá-las. É importante utilizar, então, uma ferramenta de gestão para acompanhamento dessas métricas.

Aí surge a dúvida, o que é melhor para acompanhar as métricas do meu escritório? A escolha da maneira ideal de acompanhamento de métricas vai depender dos seus objetivos e de quais métricas você está acompanhando.

Vejamos então duas dessas ferramentas que podem auxiliar na metrificação dos dados e as diferenças entre eles.

Planilha Jurídica

A planilha jurídica é uma ferramenta excelente para acompanhamento de métricas. Além de ser fácil de atualizar e visualizar as informações, ela tem a vantagem de ser gratuita.

Além disso, você pode armazenar planilhas diretamente no seu computador ou em ferramentas como o Google Drive do G Suite. É possível ainda utilizar um material já pronto. Aqui no SAJ ADV, em Junho lançamos uma planilha de acompanhamento de métricas, que você pode utilizar.

O lado negativo, no entanto, é o risco de perder informações, caso uma linha seja excluída, por exemplo. Além disso, com uma planilha não é possível acompanhar mais de uma métrica num mesmo lugar. Ou seja, são necessárias várias planilhas para diferentes métricas e para gestão do escritório.

Software jurídico

A maior vantagem, além da segurança por conta do armazenamento em nuvem, é a possibilidade de acompanhar as métricas por meio de relatórios e ainda gerir o escritório no mesmo ambiente.

Em softwares jurídicos, como o SAJ ADV, você acompanha, além das atividades de todos os colaboradores do escritório, todos os processos, andamentos e intimações.

Além disso, no próprio software é possível fazer controle financeiro das receitas e despesas, o que te permite um controle financeiro mais eficiente. Também, seus colaboradores conseguem se organizar melhor, além de aumentar a produtividade, devido as atividades que se tornam mais simples de executar.

A desvantagem é que, apesar de a maioria do softwares possuírem versões gratuitas, ela não atende todas as demandas de alguns escritórios com demandas mais altas. O que torna necessário obter um plano pago do sistema para utilizar certas funcionalidades.

Métricas na advocacia

Em resumo, as métricas na advocacia são importantes para analisar a excelência do seu escritório. Isto é, o quanto ele consegue atender as demandas dos clientes e dos colaboradores, e ao mesmo tempo o quanto o seu escritório tem potencial de crescimento.

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