Melhores estratégias de gestão de departamento jurídico

Dicas para gestão de departamento jurídico eficiente

Atualmente, talvez seja mais fácil perguntar com o que um departamento jurídico não precisa lidar, do que o que de fato ele trata. Afinal, cada vez maiores são as preocupações legais de uma empresa. E para isto, não é preciso nem se aprofundar muito em questões de governança corporativa e compliance. Basta observar questões de Direito do Consumidor, questões trabalhistas, proteção de dados, embora possamos discutir também as competências de cada departamento. Mas em torno de todas as atividade e do sucesso nelas está uma estratégia eficiente: a gestão de departamentos jurídicos.

“Ah, mas o departamento faz parte de uma empresa e obedece a uma cultura geral”.

Falar de um departamento jurídico, com certeza, é bastante diferente de falar de um escritório de advocacia. Enquanto o escritório é visto como uma totalidade de áreas, o departamento jurídico é visto como o braço que protege a empresa contra processos. Contudo, os advogados e advogadas, assistentes e heads jurídicos sabem bem que a função de um departamento vai além disso.

Mais do que isso, sabem que para ter um departamento jurídico eficiente e produtivo, é preciso apostas em técnicas de organização e também na modernização das atividades.

Aspectos da gestão estratégica

Por um lado, a complexidade do mundo contemporâneo levou a uma divisão do trabalho. Por outro, contudo, essa complexidade exige cada vez mais uma visão ampliada dos negócios. E essa aparente contradição pode ser bastante visualizada na área da gestão.

Por essa razão, é impossível falar em um gestão estratégica para departamento jurídico sem identificar outros aspectos, alguns dos quais também presentes na gestão de escritórios de advocacia.

Assim, podem falar que a gestão de um departamento jurídico é o gerenciamento de processos e resultados referentes a:

• pessoas;
• processos;
• tarefas;
• finanças;
• conhecimento.

E agora falamos um pouco mais de cada área com dicas de como otimizar os processos de gestão dentro da empresa!

1. Gestão de pessoas: equipes diversas e produtivas nos setores jurídicos

Como em qualquer área da empresa, a gestão de pessoas é uma parte essencial da gestão de um departamento jurídico.

E isto não apenas para melhorar o resultado da empresa e do departamento, mas também para garantir que:

• O profissional esteja alinhado dentro da cultura e dos objetivos da empresa;
• As expectativas de ambas as partes sejam atingidas;

O primeiro passo, como em qualquer gestão de equipes, é ter uma conversa franca com os colaboradores. Quais seus planos de carreira? Quais as suas expectativas em relação ao departamento?

E quem pensa que basta ter profissionais que entendam de Direito em um departamento jurídico está enganado. Como já vimos em outras oportunidades, existem diferentes perfis de profissionais. E em um departamento jurídico, é essencial que haja diversidade dentro da equipe.

Tenha, assim, um profissional que consiga dialogar melhor com parceiros, clientes ou outras áreas da empresa. Alguém que cuide mais das burocracias internas. Algum especialista nas áreas de atuação do escritório. Alguém que saiba redigir contratos. Enfim, é importante mapear as necessidades da equipe para estruturar funções.

Pessoas em funções adequadas e satisfeitas com a posição são mais produtivas. Isto não significa, contudo, não analisar seus resultados.

Como falaremos abaixo, a tecnologia pode auxiliar nesse processo, com relatórios de atividades por pessoa, além da análise dos resultados obtidos por cada uma.

2. Gestão de processos: do controle de processos judiciais aos processos internos

Outro aspecto importante da gestão de departamentos jurídicos é a gestão de processos.

Muitos departamentos já investem mais na atuação consultiva e na negociação antes de um litígio. Afinal, além de mais vantajoso financeiramente, é melhor para a imagem da empresa. Contudo, ações continuam a existir. E é preciso, então, realizar um bom controle de processos judiciais.

Para isso, novamente, a tecnologia surge como aliada. Um sistema de gestão para departamento jurídico pode acompanhar os andamentos dos processos judiciais e as intimações em nome dos advogados constituídos. E o software, a depender da escolha, também poderá ser utilizado para controle das negociações extrajudiciais.

E já que estamos falando em processos, não podemos nos esquecer, também, do controle de processos dentro da empresa. Isto é, quais as cadeias de procedimentos entre equipes, burocracias e formas de organização em relação às demandas da empresa? Mas com isto já entramos no terceiro aspecto das gestão: a gestão de tarefas

3. Gestão de tarefas: como organizar demandas em um departamento jurídico

Fazer uma boa gestão de tarefas e de tempo é essencial em todas as atividades. Mas quando se falar em Direito, em demandas legais internas ou externas, as preocupações são um pouco maiores.

Antes de definir as tarefas dentro de um departamento jurídico, portanto, é necessário entender qual será a sua atuação perante a empresa. Ele cuidará de todos os aspectos legais ou atuará em conjunto a um escritório de advocacia que presta serviços para empresas?

Ao entende o verdadeiro papel do departamento, é hora, então, de distribuir as tarefas – e você verá dicas de produtividade logo mais. Coloque as tarefas em calendários, relacione-as com as demandas e invista no atingimento de metas para a equipe.

4. Gestão de tempo e técnicas de produtividade

Como falamos acima, existem técnicas de produtividade que podem ser alinhadas à gestão de tarefas dentro da gestão de departamento juridico. Desse modo, entramos no ponto da gestão de tempo.

Organizar-se no tempo é mais do que separar uma hora do dia para cada atividade. Organizar-se é pensar em como distribuir essas atividade. Quando você é mais produtivo? Quando você está mais concentrado? Quais atividades consegue realizar no mesmo dia?

Organizar-se, no entanto, também é analisar os resultados dessa organização. Quantas tarefas não foram cumpridas? Será que a sua equipe pode fazer mais?

Aposte, então, em técnicas de produtividade, como a Pomodoro ou Scrum. Com um kanban, por exemplo, você organiza sua semana. Com um timesheet, você calcula a quantidade de tempo gasto em uma atividade.

Por fim, registre a performance da equipe. Assim, você conseguirá analisar a longo prazo o quanto cada um realiza, comparar performance e também verificar possíveis problemas.

5. Gestão do conhecimento: alinhamento de teses em departamentos jurídicos

Ainda pouco mencionada, a gestão do conhecimento é fundamental para quem trabalha em equipe. A dica, portanto, se aplica tanto à gestão de departamento jurídico quanto a um escritório de advocacia.

Como seus colaboradores atuam para garantir a consonância das teses? Como todos eles representam a mesma empresa?

Representar a mesma empresa não significa apenas utilizar o nome dela nas peças processuais. Não, significa transmitir seus valores em cada argumento.

Uma empresa, por exemplo, que utiliza como valor a preocupação com o meio ambiente e, por algum motivo, acaba denunciada em uma ação de Direito Ambiental, não pode se basear, puramente, em uma tese de liberalidade sobre o ambiente.

Cada vez mais, todas as ações e discursos da empresa precisam ser coerentes. E isto significa que também o discurso jurídico dela precisa estar atento a como repercutirá posteriormente.

Ademais, uma boa gestão do conhecimento é fundamental para os resultados do departamento jurídico. A experiência ensina e a experiência otimiza tempo.

6. Gestão financeira para departamentos jurídicos: entre as contas do setor e as contas da empresa

Por fim, gestão de departamento jurídico inclui gestão financeira?

É difícil falar de uma gestão financeira própria para o departamento, já que incluso dentro de uma empresa. Contudo, cada área possui seu orçamento e precisa se organizar financeiramente dentro dele. Isto significa ver onde é possível investir ou economizar também.

Além disso, os departamentos jurídicos precisam estar atentos ao quanto pode sair ou entrar com base nos resultados de um processo. O dinheiro envolvido no judicial precisa ser contabilizado para que a empresa não seja pega de surpresa.

Um sistema jurídico como SAJ ADV, por exemplo, permite que você crie planos de conta e grupos de trabalho diferenciados. Assim, você conquista mais organização inclusive para o setor jurídico.

Sistema para departamento jurídico: necessidade ou vaidade?

Há quem acredite que um sistema de gestão é apenas vaidade. Mas sobretudo quando se fala da gestão de um departamento jurídico, é algo importante.

É claro que, com planilhas, muitas vezes o controle pode ser realizado. Contudo, as ações que envolvem empresas podem ser de grandes valores e exigir atenção redobrada. Afinal, como falamos acima, as finanças do setor jurídico são impactantes no orçamento.

Ainda, um software jurídico facilita os demais aspectos da gestão. Pode gerar relatórios sobre pessoas, atividades e processos, além de relatórios mais personalizados para os próprios clientes, por meio de integrações com outras plataformas.

Conta também com calendário, em visão pessoal e de equipe. E no que se refere à gestão de conhecimento, um sistema como o SAJ ADV permite o cadastro de modelos pré-configurados, com teses padrões do departamento. Depois, é mais fácil que todos da equipe produzam peças.

Por fim, um sistema de gestão de departamento jurídico facilita a análise de indicadores. Portanto, permite que o departamento tome melhores decisões rumo ao seu crescimento.

Benefícios da gestão estratégica para o departamento jurídico

Enfim, uma gestão estratégica não é benéfica apenas para a saúde do departamento, mas também para o seu papel dentro da empresa. O setor jurídico tem sido visto, cada vez mais, como um setor estratégico, porque consegue pautar ações dentro das conformidades legais.

Assim, consegue ver caminhos possíveis e alternativas para quando tudo parece impossível.

Um boa gestão de departamento jurídico, portanto, pode fazer com que o setor deixe de apenas solucionar conflitos para influenciar estratégias dentro da empresa: da reação à ação!

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