3 erros de gestão na advocacia mais cometidos por escritórios

Descubra quais são os maiores erros de gestão na advocacia – e como evitá-los no seu escritório

Toda experiência de sucesso é feita de acertos, mas também de muitos erros. Afinal, nem sempre sabemos por onde começar ou mesmo o que pode ser melhorado dentro de um negócio. E ao longo de mais de mil entrevistas com escritórios de advocacia no último ano, pudemos extrair algumas percepções interessantes. O resultado é um estudo empírico sobre a gestão na advocacia que o surpreenderá.

Nosso objetivo, assim, é auxiliar tanto advogados que planejam iniciar seu escritório quanto profissionais que já possuem um escritório de advocacia e pretendem aperfeiçoar seus negócios.

Para isso, preparamos esse artigo que aponta os 3 erros mais comuns ao crescimento das bancas. E claro, como você pode evitá-los dentro do seu escritório.

Como identificar os pontos de melhoria da gestão na advocacia?

As entrevistas realizadas originam de um serviço ofertado pelo SAJ ADV, no qual é prestado uma consultoria especializada e gratuita aos escritórios.

Através de uma conversa guiada por metodologia específica, então, as práticas de gestão são expostas pelos sócios e colaboradores das bancas. Essa conversa ajuda os membros do escritório a identificarem possíveis gargalos na gestão do seu negócio. Assim, a partir da identificação de aspectos limitantes propõe-se a construção de um plano de ação.

Esse serviço de consultoria permite uma análise institucional completa e traz um conhecimento sobre o mercado jurídico muito grande aos consultores do SAJ ADV.

Ao analisar uma amostra grande como essa, de mais de 1000 escritórios, tornou-se possível identificar certos padrões no formato de gestão na advocacia. Algumas das práticas levantadas são positivas e outras nem tanto. E, é sobre essas práticas que podem prejudicar o negócio que iremos abordar aqui.

1. Não investir tempo para pensar estrategicamente no escritório

O primeiro erro de gestão na advocacia que apontamos aqui é a falta de tempo dos gestores para se dedicar ao futuro do escritório.

Para a empresa crescer de maneira segura é preciso que planejar os próximos passos. Com isso, faz-se necessário que alguém do escritório esteja disponível para pensar no âmbito estratégico.

De maneira figurada, podemos dizer que alguém precisa se afastar da operação e enxergar o escritório de outra maneira. Isto é, fazer uma análise diferente da construída no dia-a-dia dispendioso do escritório.

Excesso de demandas: a sobrecarga é uma inimiga da boa gestão

O cenário em que os advogados estão inseridos é muito contrário a essa possibilidade, pois prazos processuais, clientes, burocracias e demais tarefas lhes sufocam e limitam a análise da empresa sobre como ela é ou quem ela pretende ser.

Aliado a essa demanda natural e árdua, os sócios, costumeiramente, tendem a centralizar demasiadamente questões envolvendo o escritório.

Já produzimos um artigo por aqui que fala justamente sobre os modelos de gestão dos escritórios de advocacia. E um um deles é o modelo vertical.

O leitor, ao se identificar, pode questionar como será possível dedicar esse tempo se pessoas nessa posição normalmente já trabalham 10 a 12 horas por dia.

Essa análise não propõem aumentar a jornada de trabalho. Tampouco quer ser uma ruptura na maneira de gerir o escritório, como se um sócio dissesse – “a partir de hoje não trabalho mais na operação”.

Novas estratégias de gestão: mais tempo de dedicação ao escritório

O que se discute aqui é os líderes do escritório dedicarem apenas algumas horas da sua semana para guiar os rumos do escritório para o atingimento de maior sucesso.

E se alguns já conseguem bons resultados assim, imagina se pudessem se dedicar mais ainda às ações estratégicas.

Para isso, existem algumas alternativas que podem trazer ganhos de horas para os advogados gastarem com o que realmente importa.

Entre elas, modelos mais horizontais de gestão, bem como a adoção de tecnologias que realizam tarefas de maneira automática que, hoje, ainda custam horas da equipe.

2. Não dar espaço à inovação na advocacia

Outro aspecto que aparece com bastante frequência na condução dos escritórios de advocacia é a dificuldade em modificar/aprimorar o arranjo operacional já proposto.

Isto é, o escritório já possui seu modus operandis e, apesar de ter consciência de que existem outras rotinas operacionais que podem ser mais eficientes do que a já instaurada, insiste em permanecer na comodidade de manter suas práticas.

Atenção! Não é porque algo sempre funcionou que não pode em algum momento dar errado. Ou que não possa melhorar e gerar mais resultados.

Open Innovation: diferentes visões geram ações de mudança mais conectadas

Por diversas vezes, temos a oportunidade de conversar com diferentes níveis hierárquicos de um mesmo escritório, seja com um assistente jurídico, um controller e até mesmo com o corpo societário.

As visões variam muito, o que é natural, visto que cada um possui um ângulo diferente de visão da operação. Essa diversidade é entendida como muito positiva dentro do conceito de Open Innovation, pois a partir dessas diferenças podem surgir ideias para melhorar o processo de execução de tarefas.

No entanto, o movimento global já empregado em grandes centros e grandes organizações, conhecido como Open Innovation, encontra dificuldade em permear empresas pequenas e tradicionais.

Desse modo, não seria um gargalo único e exclusivo de escritórios e sim, dos arranjos organizacionais das pequenas empresas que muito frequentemente possuem na sua direção o fundador do escritório e o autor dos primeiros fluxogramas operacionais.

Apesar de não exclusivo dos escritórios, esse setor de atuação é refém também desta limitação e sofre também das suas consequências.
Como reflexo, temos que ótimas iniciativas propostas por pessoas envolvidas na operação do escritório acabam por não germinar, pois o escritório ainda não está fértil para que ideias de melhorias apareçam.

A mudança de práticas na advocacia é difícil, mas revoluciona os resultados

Podemos mencionar, por exemplo, uma dinâmica de trabalho ainda muito empregada na gestão na advocacia: a delegação de prazos de maneira totalmente manual para os membros do escritório. Essa prática em questão teve sua origem décadas atrás e ainda permanece com frequência no cenário nacional.

Nesse formato, alguém da equipe precisa imprimir a nota de expediente e colocar sobre a estação de trabalho do responsável e controlar tal prazo em uma agenda de papel ou em uma planilha no computador.

Por qual motivo é preciso imprimir a nota de expediente e coloca-lá em cima da mesa do advogado e controlá-la manualmente quando temos diversas tecnologias para monitorar esse prazo de maneira mais eficiente?

Porque o dono diz que sempre funcionou assim, respondem.

Cabe lembrar que não é porque nunca se teve um problema ou infortúnio que nunca o terá.

De maneira mais ampla, podemos dizer que praticamente todos os setores econômicos foram se reformulando ao longo do tempo a fim de se adequar às exigências dos novos tempos.

Certamente, essa lógica se aplica também ao âmbito jurídico.

Assim, uma analogia que demonstra com o alarde necessário a exigência destas modificações pode ser a de que “aqueles que não são capazes de se reinventar e se adequar ao ambiente são dinossauros, e serão extintos” (Trecho do livro Scrum).

3. Não diferenciar despesas de investimentos

Por fim mas não menos frequente, apontamos o terceiro erro mais comum realizado por proprietários de escritórios na gestão na advocacia. Trata-se do equívoco em contabilizar despesas gerais do escritório no mesmo plano de contas que os investimentos por ele realizado.

Austeridade x investimento: quando a “despesa” é positiva para o escritório

Ou seja, ao tentar estancar gastos sempre que possível, alguns gestores analisam contratações estratégicas do escritório única e exclusivamente sob o prisma financeiro e quanto que essa “despesa” vai onerar a folha de pagamentos.

Por sua vez, proprietários de escritórios argumentam que só foi possível chegar onde chegaram, através de um política de austeridade e cuidado sobre os investimentos dentro da gestão na advocacia.

A argumentação é válida, mas desconsidera que determinados assuntos possuem uma relevância maior sobre o futuro do negócio do que outros.

Quando se analisa dessa maneira, corre-se o risco de optar por serviços e produtos de qualidade inferior em áreas que necessitam um aporte da melhor qualidade.

Temos, por exemplo, o controle de prazos. Alguns escritórios quando analisam sistemas para controlar os prazos do escritório, comparam fornecedores apenas a partir do viés do preço. E isto pode ser um grande equívoco.

Investimentos em ferramentas de gestão na advocacia e o retorno sobre o investimento

O controle de prazo do escritório é assunto vital para a sobrevivência da banca. E a equipe SAJ ADV, inclusive, já abordou a responsabilidade sobre prazos processuais em outros momentos.

Existem hoje no mercado brasileiro inúmeras plataformas para os advogados controlarem seus prazos e certamente uma variação de valores entre elas.

No entanto, ao considerar apenas o preço, o investidor desconsidera aspectos que podem ter um impacto na qualidade do serviço, como por exemplo qual a segurança da entrega das informações, a estabilidade da plataforma, redes de proteção, entre outros.

Portanto, vale ressaltar que um sistema de gestão, por ser a plataforma que vai gerir toda a operação, é matéria de primeira importância.

E por carregar este status, não se deve olhar apenas sobre o prisma financeiro e, sim, sobre o benefício dele para a gestão na advocacia, a utilidade e sobre o retorno deste dinheiro no longo prazo.

O momento da mudança para o seu escritório é agora

Neste artigo, abordamos alguns aspectos da gestão na advocacia que podem ser modificados ou vistos por outra ótica na busca por um escritório mais rentável.

A gestão imersa na operação e muitas vezes centralizadora, por exemplo, pode negligenciar, mesmo que sem a intenção, o sucesso do escritório.

Além disso, a habitual prática de muitas bancas em não estar aberta a mudanças pode também colocar o escritório em desvantagem competitiva futura.

Por fim, o olhar enviesado para todas as despesas como custo pode barrar o investimento de esforços ao que realmente importa, e também trazer prejuízos mais a frente.

Em lógica decorrência dos fatos narrados, a sugestão é não apenas evitar práticas que ameacem a performance do escritório, mas também propor a reflexão sobre quais desses aspectos são praticados pelo seu escritório e com qual intensidade.

Escrito por Vinicius Wazlawik, consultor do SAJ ADV com formação em Administração de Empresas pela UFRGS com foco em gestão de escritórios de advocacia.

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