[Case] Software jurídico completo para escritórios – Danielle Hanum

Os motivos por trás da migração da Hanum Corporate Legal Advisers para o SAJ ADV – software jurídico

Danielle Fernandes Limiro Hanum já teve a oportunidade de gerenciar uma equipe com mais de 60 pessoas, mas hoje, ao lado do seu marido e sócio Gustavo Hanum Sardinha, prefere se dedicar a uma advocacia mais especializada e consultiva, e está, assim, por trás da gestão dos cerca de 1500 processos da Hanum Corporate Legal Advisers, escritório voltado para o setor do Direito Empresarial. A advogada de Goiânia/GO, especialista em Direito Ambiental, disponibilizou, então, um pouco do seu tempo para contar a diferença que o SAJ ADV – software jurídico tem feito no seu escritório.

Mãe de uma menina de 10 anos e de um menino de 3 anos, a advogada Danielle Hanum é um gestora que preza pela transparência e pela participação da equipe nas estratégias do seu escritório de advocacia, hoje com seis advogados e um estagiário, além dos serviços terceirizados de gestão financeira.

E foi importante para ela que todos da equipe abraçassem o projeto de transição do antigo software jurídico para o SAJ ADV.

Na transição que aconteceu, não é fácil você ter todo mundo abraçando. Há uma questão de resistência ao novo, principalmente a software. Mas, na nossa equipe, todo mundo abraçou o projeto e desempenhou muito bem para fazer essa transição.

Hoje, o sistema jurídico é uma importante ferramenta na gestão do escritório de advocacia, mas também nas atividades diárias de cada um dos colaboradores, sejam eles advogado sênior, pleno júnior, controller jurídico ou estagiário.

E a possibilidade de definir perfis de usuários, inclusive, foi algo bastante positivo, porque lhe permitiu alterar permissões para cada um dentro do sistema. Hoje, até mesmo o responsável financeiro possui um usuário próprio com o qual pode acessar dados e relatórios do software de gestão.

A escolha pelo SAJ ADV: um sistema jurídico online para advogados com captura de intimações

Proveniente de uma família de advogados, Danielle Hanum atuou por 15 anos junto a sua família na área empresarial, mas em um serviço próximo ao full service. Antes mesmo de sair para atuar mais no consultivo e em uma advocacia negocial, contudo, viu o escritório da Limiro Advogados especializar-se um pouco mais. E desde então, também, vem atuando com softwares jurídicos.

Durante anos de sua carreira, ela permaneceu com o mesmo software jurídico, uma opção até bastante completa no mercado. Contudo, um questões na captura de intimações fizeram com que ela saísse em busca de uma solução ainda melhor e mais segura para a sua rotina.

Foi assim que encontrou o SAJ ADV.

Aí partimos para a opção do SAJ ADV. […] A gente viu que havia esse sistema que buscava as publicações, as intimações e os andamentos de forma automática, que isso nos ajuda a evitar erros da pessoa abrir um sistema, buscar uma publicação, lançar essa publicação. […] Isto evita erros, e a gente ganha tempo. Ou seja, a produtividade aumenta.

Parte da decisão de implementar o SAJ ADV também veio da confiança em produtos da Softplan. Isto porque, para conhecer mais o negócio de clientes da área de construção civil, seu principal público, a advogada já conhecia o Sienge. Assim, teve a certeza de que seus dados estariam seguros com um software jurídico de uma empresa já consolidada.

Home office em tempos de pandemia e requisitos de um software jurídico online

Um software em nuvem era um dos requisitos essenciais para a escolha do novo software jurídico. Afinal, para a advocacia contemporânea, principalmente após a pandemia do coronovavírus, é essencial um sistema jurídico que esteja onde os advogados e advogadas estão.

E para Danielle, que adora passar tempo na internet, entre descoberta de técnicas de gestão e práticas para a vida pessoal, um programa que permitisse o anywhere office era indispensável. Dessa maneira ela, poderia acessar as informações do seu escritório de qualquer lugar: do fórum, do uber e onde quer que estivesse.

A gente não pode ficar sem um software em nuvem. Ele precisa nos atender onde nós estivermos.

Para o momento, sem dúvidas, contar com um software jurídico auxiliou a gestão do escritório.

De março a maio de 2020, Danielle Hanum e sua equipe permaneceram de home office. Após a liberação dos profissionais liberais, então, retomaram as atividades em um sistema híbrido. Ainda seguem de home office, mas encontram-se semanalmente para planejamento das atividades. E claro, sempre tomam os cuidados exigidos pelo momento, com a segurança de seus processos em sistema jurídico online.

Captura de intimações no SAJ ADV

Como mencionado, a captura de intimações é uma questão essencial dentro da advocacia e, consequentemente, para o software jurídico escolhido pelo escritório de advocacia. Afinal, é o prazo, a imagem e o trabalho do profissional que estão em jogo.

Por essa razão, contar com um sistema jurídico seguro é fundamental. Não apenas é uma garantia diante do controle manual, como também otimiza o tempo da equipe, já que a libera da conferência também manual.

Para evitar isso [o trabalho excessivo e os riscos manuais] a gente viu que havia sistemas e partiu em busca disso. A gente viu que havia o SAJ ADV, que nos trouxe isto, que nos trouxe a inteligência artificial, que nos trouxe o propositor de documentos. E estamos muito satisfeitos nesse aspecto.

Software jurídico com inteligência artificial

A inteligência artificial do SAJ ADV foi um dos fatores que levaram a advogada Danielle Hanum a também contratar o sistema. E conforme o tempo passa e a inteligência artificial do software jurídico aprende mais com a usabilidade do escritório, Danielle se diz ainda mais surpresa – de uma forma positiva.

O programa para advogados busca as intimações, lança-as no próprio sistema, e a inteligência artificial sugere e cadastra tarefas, de modo a otimizar o tempo de gestão, já que não é necessário ficar lançando intimações e tarefas manualmente.

Antes, tínhamos uma pessoa específica só para lançar andamentos. Hoje, essa pessoa passa a ter uma função apenas de conferência.

Ademais, é um a segurança para os escritórios de advocacia em relação aos atos necessários dentro dos prazos previstos. Ela conta que, em uma situação, a controller do escritório verificou que um prazo havia sido aberto automaticamente. Inicialmente, acharam que teria sido Danielle a lançar, mas, posteriormente, conferiram que havia sido a inteligência artificial.

O sistema começou a agendar prazos para conferirmos e confirmarmos, e isto foi fantástico. Que coisa maravilhosa. É muito bom!

Propositor de documentos: segurança e agilidade na produção de peças e documentos

Outra descoberta positiva do software jurídico, sem dúvidas, foi o propositor de documentos do SAJ ADV, lançado em 2019. A partir das tarefas cadastradas, o sistema sugere modelos de documento, de modo a otimizar a rotina

Com o SAJ ADV, você pode utilizar modelos pré-configurados, editá-los ou inserir modelos próprios, além de cadastrar cláusulas e partes pré-configuradas em blocos de texto. Por exemplo: um pedido de justiça gratuita, pedido de antecipação de tutela, e até mesmo cláusulas para um contrato. Ou seja, elementos que, em geral, se repetem nas peças processuais e nos documentos.

Dentro das petições, o sistema puxa, automaticamente, alguns dados do processo, como nome das partes, órgão, comarca, data, entre outros, o que evita falhas humanas e facilita a produção, de modo a gerar mais tempo para outros detalhes da ação.

Por mais que a gente trabalhe em cima de cada detalhe do cliente, há coisas para que a gente pode construir um esqueleto e trabalhar esse esqueleto, trabalhar as minúcias desse esqueleto. Então, com o editor de documentos, nós já deixamos algumas coisas padronizadas para que possam ser adaptadas. A gente ganha muito tempo […]. Desde nome das partes, de comarca, órgão […], você deixa estabelecido que o sistema busque isso […] e você não precisa digitar, porque às vezes você erra um número, e isto facilita muito.

Gestão de prazos: um sistema jurídico para o consultivo e o contencioso

A Hanum Corporate Legal Advisers, contudo, não utiliza o sistema apenas para controle dos processos na atividade contenciosa – embora, como Danielle comenta, seria impensável fazer a gestão desses processos sem uma captura de intimações e andamentos.

Ainda que também trabalhem com o contencioso, a principal atuação é na advocacia negocial e na advocacia consultiva para empresas, sobretudo, do ramo de construção civil.

Tal qual a advogada e gestora explica, a advocacia negocial é mais voltada para formalização de negócios. Portanto, ela não atua apenas na advocacia preventiva, mas na efetivação de negócios dos seus clientes, sendo também sócia da B2L investimentos.

Dessa forma, ela utiliza o software jurídico também para marcar reuniões, no calendário e no módulo de atendimento, agendar prazos de retorno do cliente, registrar necessidades, pontos discutidos, próximos passos, entre outras informações.

Inclusive, Danielle adora utilizar os campos personalizados do SAJ ADV para esses registros.

Todos os seus dados, seja do contencioso ou do consultivo, ficam, assim, armazenados na nuvem e com a segurança oferecida por um software que utiliza uma das melhores bases de dados do mundo: a Amazon Web Service (AWS).

É, enfim, uma garantia para todos do escritório contra imprevistos.

Eu falo: pensou, põe no SAJ ADV; atendeu um cliente, põe no SAJ ADV. A gente fala muito de fechar registro no e-mail e no sistema. Registrar no sistema é importante, porque é segurança. E em caso de imprevistos, isto evita que um cliente fique sem informação ou que algo fique parado.

LawVision: geração de relatórios para clientes

Além de todas as funcionalidades oferecidas dentro do sistema, a advogada Danielle Hanum passou a utilizar também a parceria oferecida junto à LawVision.

Por meio de API, as duas plataformas – SAJ ADV e LawVision – são integradas. E dessa forma, a partir dos dados inseridos no software jurídico, ela consegue extrair relatórios diferenciados, não obstante aqueles já emitidos dentro do próprio SAJ ADV, como relatório financeiro, de atendimentos e pessoas.

A principal utilização da LawVision, como ela explica, é gerar relatórios para os seus clientes.

A LawVision é maravilhosa para gerar relatórios para clientes, porque são gráficos e não aquela questão apenas do “juridiquês”, que pode ser chato para o cliente. Isto porque o cliente quer ver número, quer ver resultado. E essa parceria do SAJ ADV é muito boa.

Ademais, ela utiliza também o Peticiona Mais, outro produto Softplan, para fazer seus peticionamentos.

SAJ ADV: um software jurídico que gera segurança e produtividade para escritórios de advocacia

Danielle Hanum é uma advogada planejadora. Gosta de pensar no bem de sua equipe, mas também de ter tempo disponível para inovar, para desenvolver novas estratégias dentro da sua atuação. E precisava, portanto, de um software jurídico que possibilitasse tudo isso, sem correr riscos.

A minha maior dor era realmente a questão de buscar as publicações e já lançá-las de forma automática dentro do sistema. Porque você ter uma pessoa e ficar dependendo dessa pessoa, e se ela não fizer certo? […] Com o software, você passa, então, de ficar fazendo atividade [de lançamento] para mais conferir e controlar, onde o risco é minimizado. Este é o maior benefício.

Agora, ao invés de dispor do seu tempo para buscar informações e intimações nos sites dos tribunais, pode se dedicar a conferir o sistema e a trabalhar nos processos tão logo haja movimentação, antes mesmo da intimação.

Tem ajudado na produtividade da equipe, minimização de erros, abre prazos para você, dá sugestões. Tem o propositor de documentos, que facilita um caminho de raciocínio e ajuda a ganhar tempo, porque o nosso tempo, hoje, é muito precioso. Isto nos ajuda a tomar melhores medidas para o escritório, sobra tempo para pensarmos em estratégias e desenvolvermos novos produtos dentro da advocacia, novos contatos com possíveis clientes e oferecer um melhor serviço ao cliente.

E questionada se indica o SAJ ADV, ela responde:

Indico o SAJ ADV. Ele tem trazido vários benefícios para o nosso escritório. […] Tem superado várias expectativas nossas em alguns pontos. […] A quem estiver buscando um sistema, eu falo para dar uma olhada no SAJ ADV com carinho, fazer o período de experiência. Embora você só conheça realmente o sistema quando mergulha nele, já dá para ter uma noção.

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