Controle processual: dicas para ter segurança com prazos processuais

Melhores dicas para o controle processual no seu escritório de advocacia

Você como advogado entende a real importância do acompanhamento processual. Digo isso porque a vida do advogado é PRAZO. Cuidar deles, portanto, por meio de um controle processual, é crucial para ter uma boa advocacia.

O acompanhamento processual exige muito tempo na rotina de um escritório de advocacia, por muitas vezes é comum que se tenha departamentos especializados, os chamados Controllers.

Ter um controller jurídico, no entanto poder implicar em custos elevados. E existem ferramentas e hábitos capazes de mudar essa rotina, para, dessa maneira, economizar custos, tempo e dar maior segurança para nós e nossos clientes.

É o caso, por exemplo, de um software jurídico para controle processual.

O controle processual é uma das métricas de qualidade do seu serviço

Ademais, como dissemos inicialmente, o controle processual mede a qualidade do serviço do advogado.

Perder prazo, deixá-lo para cumprir em cima da hora ou ter uma tarefa atrasada, ocasiona consideravelmente as custas do escritório além de desvalorizar a imagem profissional.

Cabe ressaltar que cabe inclusive responsabilidade civil sobre esse abandono processual. Confira, então, um artigo sobre a responsabilidade civil do advogado por perda de prazo.

Gestão de tempo na advocacia: automatize o controle de prazos e tenha mais produtividade

O segundo principal ponto de um controle de prazos eficiente, além é claro de não perder o prazo em si, é a otimização de tempo. Ou seja, quando você investe em boas vias para fazer isso você está investindo em gestão de tempo. Isto nos permite expandir a possibilidade de inovar, trabalhar em uma tese, estudar, entre outros.

Além disso, quem não quer “dormir tranquilo”, sem pensar no prazo que não pode perder, com a dúvida se anotou na agenda ou não ou até mesmo se contou os dias de forma correta?

Toda essa organização reflete, então, diretamente em produtividade.

A advocacia como em qualquer outra profissão está sujeita à falhas, mas existem sim infinitas possibilidades de reduzir esse risco. Por isso, vamos agora listar algumas dicas nesse sentido.

Confira:

Aposte na tecnologia: softwares jurídicos são indispensáveis à manutenção da sua advocacia e ao controle processual

Sabemos dos benefícios na utilização da tecnologia como meio de facilitação na Advocacia. Entre esses serviços tecnológicos disponíveis no mercado está o uso de softwares jurídicos.

Essas ferramentas de gestão na advocacia são conhecidas por manter informações processuais seguras e acessíveis independentemente de onde o advogado esteja. Inclusive, indicam-se aqueles que operam em nuvem devido à segurança dos dados que ali estão inseridos.

Controle de andamentos processuais

Em sua maioria também disponibilizam andamento dos processos de forma automatizada, enviando lembretes sempre que algo mudar e assim nos antecipando sobre a nova diligência a ser tomada no caso em questão.

Softwares mais sofisticados contam com uma rede de proteção para controle de prazo, e acumulação de prazo, ferramenta muito importante para a Advocacia.

Inteligência artificial: segurança e otimização do tempo

Alguns sistemas de gestão, como o SAJ ADV, também possuem inteligência artificial, o que facilita a vida do advogado não apenas para indicar a iniciar contagem de prazo, mas também para a parte do controle de intimação e cadastro de tarefas

A partir de uma tarefa cadastrada, sistemas com um propositor de documentos, já sugerem uma peça a partir modelos pré-configurados, o que facilita a redação do advogado, advogada ou mesmo de um estagiário. É, assim, algo super interessante, já que o advogado não vai gastar energia em peças que são extremamente padrão em seu dia-a-dia. 

No atual contexto, em que a maioria dos escritórios estão em home office por conta da pandemia, através de sistemas mais completos você pode delegar atividades a membros do escritório e ainda ter todo o controle sobre o negócio.

Controle de intimações: mais segurança e rapidez nas consultas

Sobre intimações, são excelentes quando concentram diversos tribunais na mesma plataforma, não sendo então necessário o advogado consultar plataforma por plataforma dos tribunais em que atuar.

Outra possibilidade é encaminhar mensagens, e-mails ao cliente, sendo um bônus e essencial para um pós atendimento de qualidade, além disso antecipamos aquela famosa ligação: “Dr, como está o meu processo”. Mantenha o backup do computador ou servidor atualizado e se possível salve as informações na nuvem.

Importante consultar a solidez na empresa na contratação, que contenha segurança de dados, inovação e tecnologia e claro sempre se mantenha antenada em inovações no meio jurídico.

Se puder, tenha uma pessoa responsável pelos prazos

Caso você possa centralizar esse ponto, no que diz respeito a controle de prazos, é extremamente indicado, vamos lá: caso atue sozinho, não há que se discutir que a atuação do controle é seu.

Se atuar em equipe, contudo, é indicado ter uma pessoa que cuide, um profissional responsável por acompanhar os prazos e de certa forma “cobrar” o responsável por ele, essa pessoa irá atribuir nome a esse responsável, delegar e cobrar, é o que chamamos no início do texto de controller (uma de suas funções, já que este deve ser supervisor de todas as atividades operacionais).

Atribuir responsabilidade é essencial! Inclusive é um curso que indica-se para a jovem advocacia já que é cada vez mais tendência de mercado.

Outra possibilidade: planilha de prazos

A Planilha de prazos é comumente utilizada, porém temos uma observação, no início da advocacia, quando os processos ainda não são tantos você conseguirá utilizar com tranquilidade. Depois, com o tempo e consequentemente o volume, fica cada vez mais inviável e difícil a utilizar para controle seguro.

Ai voltamos ao ponto 1, quando o advogado já começa utilizando sistema ele não tem a dificuldade de cadastrar muitos processos depois, e quando seu volume processual estiver grande ele já estará bem acostumado com a ferramenta software.

Calcule os prazos com cautela: contagem de prazos nas diferentes áreas do Direito

Não se baseie apenas no andamento processual. Cm caso de dúvida acompanhe a publicação no Diário de Justiça Eletrônico. Essa é a forma mais segura de contar de forma correta, conferir os prazos e realizar o controle processual.

E lembre-se sempre: a contagem é diferente para Juizados Especiais, Justiça do Trabalho, processos de natureza cível e criminal. Esteja, desse modo, sempre atento à legislação pertinente e cabível à matéria.

Sobre o controle processual e a contagem de prazos nas diferentes áreas do Direito, precisamos considerar as suas particularidades. Para isso, precisamos aprofundar melhor o assunto.

Segue, então, um resumo explicativo:

Juizados Especiais Cíveis e Criminais

O controle processual nos Juizados Especiais é diferente para os Juizados Especiais Cíveis e para os Juizados Especiais Criminais

Foi inserido, pela Lei 13.278/19, o artigo 12-A, com a seguinte redação:

Art. 12-A. Na contagem de prazo em dias, estabelecido por lei ou pelo juiz, para a prática de qualquer ato processual, inclusive para a interposição de recursos, computar-se-ão somente os dias úteis.

Ademais, a Lei 9.099/95, conhecida como Lei dos Juizados Especiais Cíveis e Criminais, regulamenta também os prazos processuais em seu art. 12, para os processos civis, e no art. 64 para os processos penais, que dispõem:

Art. 12. Os atos processuais serão públicos e poderão realizar-se em horário noturno, conforme dispuserem as normas de organização judiciária.

Art. 64. Os atos processuais serão públicos e poderão realizar-se em horário noturno e em qualquer dia da semana, conforme dispuserem as normas de organização judiciária.

Nos Juizados Especiais Criminais, portanto, a  regra permanece em dias corridos.

Processos Cíveis: contagem de prazos no Novo CPC

Nos processos Cíves (ordinários ou comuns), o controle processual deve considerar que todos os prazos do CPC são em dias úteis, nos termos do art. 219 do Novo CPC.

Art. 219 “na contagem de prazos em dias, estabelecido por lei ou pelo juiz, computar-se-ão somente os dias úteis”

Justiça do Trabalho: prazos na Reforma Trabalhista

Na Justiça do trabalho, o controle processual segue a mesmas lógica do Novo CPC. Com a Reforma Trabalhista, os prazos também passaram a computar-se, assim, em dias úteis:

Art. 775.  Os prazos estabelecidos neste Título serão contados em dias úteis, com exclusão do dia do começo e inclusão do dia do vencimento

Outras áreas do Direito

Caso advogue em especialidades que atuem no âmbito administrativo fique de olho nas portarias locais do referido órgão.

Muito importante também acompanhar as resoluções do CNJ que estão em alta por causa da pandemia. A chave é se manter atualizado quanto ao que o ordenamento jurídico diz sobre controle de prazos na sua área de atuação.

Em resumo sobre o controle processual: todo cuidado é pouco!

Vale à pena investir em sistema para ter uma segurança maior, até porque os valores são bem acessíveis. Considerando que tempo é dinheiro, é um investimento tanto para pessoa física, quanto para pessoa jurídica.

E claro, é preciso ter cuidados redobrados com contagem.

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